Plan dla całego zespołu
Najpierw ustalamy listę pomieszczeń, wyposażenia i kolejność przenoszenia. Warto wyznaczyć jedną osobę do kontaktu oraz oznaczyć kartony numerami stanowisk. Dzięki temu dokumenty i akcesoria trafią do właściwych miejsc. Termin i etapy pracy dopasowujemy do ustaleń z osobą odpowiedzialną za relokację.
Przygotuj dostęp do obu biur
Przed dniem przeprowadzki sprawdź zasady korzystania z windy towarowej, godziny dostępu do budynku i możliwość podjazdu. Sprzęt komputerowy powinien zostać przygotowany przez Twój zespół IT, z kopią danych i opisanymi przewodami. Uzgodnij z administracją obiektu trasę transportu i ochronę części wspólnych.
Relokacja biura bez chaosu w dokumentach
Przy przeprowadzce firmy warto rozdzielić wyposażenie na trzy grupy: meble, urządzenia i dokumenty. Każdemu stanowisku przypisz oznaczenie, a na kartonie zapisz również numer docelowego pokoju. Spis rzeczy ułatwia sprawdzenie, czy wszystkie elementy dotarły na miejsce. Dokumenty wymagające szczególnej ochrony powinny być zabezpieczone zgodnie z wewnętrznymi zasadami firmy. Ustal, kto przekaże wyposażenie ekipie i kto odbierze je w nowym biurze.
Przeprowadzki firm w weekend i po godzinach
Transport biura wieczorem lub w weekend może ułatwić organizację pracy zespołu, ale wymaga potwierdzenia dostępu do obu budynków. Sprawdź godziny pracy recepcji, możliwość korzystania z windy i zasady postoju samochodu. Oddziel termin przewozu wyposażenia od uruchomienia komputerów i sieci. Instalację systemów oraz kopie danych zaplanuj z osobą odpowiedzialną za IT. Przekaż nam kolejność pomieszczeń, które powinny zostać przygotowane w pierwszej kolejności.
Zapytanie ofertowe dla firmy — co w nim zawrzeć?
Dla firm i instytucji najwygodniejsza jest wycena na podstawie zapytania ofertowego. Podaj w nim adres obecnego i nowego biura, piętra i dostęp do wind, liczbę stanowisk, listę większych mebli (biurka, szafy aktowe, kontenery), ilość dokumentów do przewiezienia, preferowany termin oraz to, czy przeprowadzka ma odbyć się po godzinach pracy lub w weekend. Jeśli firma wymaga numeru zamówienia lub określonego terminu płatności, zaznacz to od razu.
Jak przygotować firmę do przeprowadzki biura?
Najlepiej działa jedna osoba kontaktowa po stronie firmy i plan nowego biura z numerami pokoi lub stanowisk. Każdy pracownik pakuje swoje biurko do opisanego kartonu, a sprzęt IT odłącza i opisuje dział informatyczny. Z administracją obu budynków uzgodnij windę towarową, godziny wjazdu i miejsce postoju auta — w biurowcach często trzeba to zgłosić z wyprzedzeniem.
Ile kosztuje przeprowadzka biura?
Na koszt relokacji biura wpływają liczba stanowisk, ilość mebli i dokumentów, potrzeba demontażu biurek i szaf, dostęp do wind w obu budynkach oraz pora realizacji. Przy większych firmach najlepiej przesłać nam listę wyposażenia lub zapytanie ofertowe z planem pomieszczeń — na tej podstawie przygotujemy wycenę. Więcej o tym, jak wyceniamy zlecenia, przeczytasz w cenniku przeprowadzek.
Najczęstsze pytania
Czy przeprowadzka może odbyć się w weekend?
Takie terminy ustalamy indywidualnie. Skontaktuj się wcześniej, aby potwierdzić dostępność ekipy.
Jak przygotować dokumenty?
Zapakuj je w zamknięte, opisane kartony. Dokumenty poufne zabezpiecz zgodnie z zasadami obowiązującymi w Twojej firmie.
Czy montujecie meble w nowym biurze?
Demontaż i montaż można uwzględnić w uzgodnionym zakresie. Prześlij zdjęcia mebli przy zapytaniu.
Czy możemy przenieść biuro etapami?
Tak, relokację można podzielić na etapy, na przykład dział po dziale. Kolejność i terminy ustalamy z osobą odpowiedzialną za przeprowadzkę.
Czy przewozicie archiwum i szafy z dokumentami?
Tak. Szafy aktowe przed transportem trzeba opróżnić, a dokumenty zapakować do opisanych, zamkniętych kartonów.